Sticky Note Consulting - header image

Eredményesebb vállalatok, élvezetesebb munkahelyek

Ha már muszáj a telekonferencia, akkor így célszerű

Man in the fields

Az alábbiakban egy kiváló ex-kollégám, Salomváry Marci cikkének fordítását adom közre. Marci full-stack webfejlesztési tanácsadó és jó ideje Németországban dolgozik, néhány éve csakis távolról (remote). Ezért van kellő tapasztalata a témában és ezért írta angolul az eredetit, amit most a hozzájárulásával - megígértem, hogy megjelölöm a forrást és méltatom őt, ami nem esik nehezemre :) - tolmácsolok.

Mivel a COVID-19 járvány arra kényszeríti a vállalatokat, hogy részben, vagy teljesen visszavonuljanak távmunkába, itt az ideje hogy olyan tapasztalatokat és tanácsokat adjunk, amik segítségével a csapatok fenntarthatják termelékenységüket ebben az új helyzetben. Az elmúlt pár évben távolról dolgoztam, különböző ügyfelekkel és sokat tanultam arról, melyek a kulcsfontosságú tényezői a távolból történő együttműködésnek. Az egyik ilyen a távértekezletek helyes levezénylése. Egyesek szerint a távcsapatoknak csak aszinkron formában kellene kommunikálniuk (chaten, vagy e-mailen keresztül), azonban a legtöbbek számára, gondolok ezalatt azokra, akik csak nemrégiben váltottak, elkerülhetetlen lesz, hogy sok résztvevős konferencia hívásokat tartsanak alkalmanként. 50% az esélye annak, hogy a technológia működik. Az esélye annak, hogy a videóhívások során a videó és a hang is egyaránt működik mindkét irányba: 50% * 50% * 50% * 50% = 6.25% Bonyolult technológiát igényel a videokonferencia, a résztvevőknek más kulturális hátterük van, különböző hardware és software eszközöket használnak és nem a legideálisabb környezetből tárcsáznak be. Ezért minden résztvevő kiemelt célja a Tökéletes Konferencia Hívás megvalósítása, remélve, hogy csak kisebb hibák merülnek fel. Alább foglalom össze tanácsaimat ennek a megvalósításához.

Csak szükség esetén tartsatok távértekezletet

A legjobb értekezlet az, ami meg sem történt, számukat minél alacsonyabban kell tartani. Érdemes más módszereket számba venni, amivel esetleg megoldható az, ami miatt távértekezletet terveztek tartani.

A résztvevők számát is minél alacsonyabban kell tartani

Több ember meghívása egy konferenciahívásra drasztikusan növeli a kudarc esélyét. Jól gondold meg kit hívsz meg. Valóban közre fognak működni? Lesz értelme számukra? Nem lehet inkább őket előtte vagy utána írásban tájékoztatni? Ha meghívnak egy meetingre, és vannak kétségeid, hogy a részvételed szükséges-e, utasítsd vissza udvariasan. Ne lézengj ott, csak azért mert valaki meghívott. Valamint ne hívj meg senkit feltételesen. Légy határozott, így megspórolhatod az első 5 perc elpazarlását arról értekezve, vajon várjunk-e még X-re, vagy sem.

Érkezz 5 perccel előbb

Állj készen a tárcsázásra 5 perccel a megbeszélt idő előtt. Ez lehetővé teszi, hogy kényelmesen elhelyezkedhess az adott helyiségben, és ellenőrizheted, hogy az eszközöd kész-e a csatlakozásra. Ha azt hiszed, hogy elég 9:59-kor bekapcsolni a laptopod egy 10:00-kor kezdődő meetinghez, hát tévedsz. Késni fogsz, ami nemcsak tiszteletlenség, de mindenki más idejét is pazarlod. Ha a program engedi hogy korábban csatlakozz a híváshoz akkor még egy small-talk-ra is van lehetőséged a kollégáiddal.

Legyen B terved

Meghívottként legyél tisztában azzal, milyen alternatívák elérhetőek a csatlakozáshoz. A legtöbb konferencia megoldás lehetővé teszi számodra, hogy telefonhívással csatlakozz, arra az esetre ,ha a menő applikáció nem működik. Távértekezlet szervezőként légy felkészült arra az esetre is, hogy egy kulcsember nem tud csatlakozni valamilyen technikai probléma miatt vagy mondjuk eltűnik az értekezlet közepén. Ha ez a probléma eltart egy-két percig, akkor mondd le és szervezd meg újra a meetinget egy másik időpontban, ne várasd a többieket, míg az illető internet kapcsolata megjavul.

Legyen moderátorod

Akárcsak az offline meetingek-nél, itt is hasznos, ha van egy személy, aki figyeli az időt, emlékezteti az embereket arra, hogy tartsák be a napirendet, megkönnyíti a témák közti váltást, és emlékezteti az embereket, hogy némítsák le a mikrofonjukat.

Használj fejhallgatót

Annak ellenére, hogy ma már az okostelefonok és laptopok a hanghívásokhoz tisztességes hangminőséggel és visszajelzés-védelemmel rendelkeznek, a fejhallgató használata (lehetőleg beépített mikrofonnal) továbbra is a legjobb módja megakadályozni, hogy más résztvevők saját hangjukat is hallják a te kapcsolatodon keresztül. Továbbá a fejhallgató téged is segít abban, hogy jobban értsd őket és kevésbé zavarjon meg a környezeted. Ha a laptopodon pötyögsz is hívás közben, akkor elengedhetetlen, hogy legyen egy külső mikrofonod, mivel a belsők hirhedtek arról, hogy befogják és közvetítik a billentyzűzet hangját a többi résztvevőnek.

Ismerd a felszerelésed

Csillió hang és videokonferencia hardware és software van, így könnyen lehet, hogy valami ismeretlennel kell majd szembenézned a következő meetingen (akkor is, ha ugyanannak a vállalatnak dolgozol évek óta). Bizonyosodj meg arról, hogy a szükséges software installálva van, legyen az desktop vagy mobil app, esetleg egy böngésző kiterjesztés. Ellenőrizd, hogy előzetesen be kell-e regisztrálnod vagy jelentkezned ahhoz, hogy csatlakozni. Ha vállalati fiókot kell használnod, számíts rá, hogy át kell magad rágnod egy többfaktoros hitelesítésen. Ez gyakori, ha új eszközről vagy olyan helyről jelentkezel be, amit még nem használtál. Ha VPN-t kell használnod, bizonyosodj meg arról, hogy működik.

Ne használj Wi-Fi-t

A 21. század egyik megoldatlan problémája a mindenki számára stabil, megbízható, vezeték nélküli hálózat. Ha van vezetékes hálózati kapcsolatod, akkor inkább azt használd. Ha nincs, fontold meg a vásárlást, olcsó és nagyszerű befektetés, amely megakadályozza a hangzavart, a lefagyott videókat, vagy a megszakadt hívásokat. Akár otthoni, vagy irodai hálózatot használsz, érdemes a telefonodon lévő mobil-hotspotot előkészítened arra az esetre, ha az elsődleges kapcsolat vacakol.

Némítsd le a mikrofonod

Amikor nem beszélsz (főleg amikor hosszabb ideig nem), akkor kapcsold ki a mikrofonod. Senki sem akarja hallani, ahogyan lélegzel, vagy köhögsz, sem a telefonra érkező értesítéseket, sem a lakásod előtt elhaladó tűzoltóautókat.. Amikor viszont beszélni akarsz, akkor ne feledd bekapcsolni :)

Csitítsd le a környezeted

Bizonyosodj meg arról, hogy a környezeted olyan halk, amilyen csak lehet. Ha a családod, vagy gyerekeid körülötted vannak, kérd meg őket, hogy igyekezzenek nem megzavarni téged a meeting alatt. Ha a home-office-odnak van ajtaja, csukd be. Ha vannak zajos utcára nyíló ablakaid, zárd be őket. Próbálj ne egy kávézóból, bárból, vagy hangos utcáról bejelentkezni. Ha nincs más lehetőség, keress egy csendesebb zugot. Ha a kamerád be van kapcsolva, ülj egy semleges háttérrel szemben. A hátad mögött elsétáló emberek zavaróak. Azt gondolod vicces, ha a macskád besétál a képbe? Talán egyszer az, de többnyire csak zavarforrás a többiek számára.

Használj jó minőségű konferencia szobát

Amikor néhány résztvevő a megszokott irodai tárgyalóból tárcsázik, mások meg távolból, ne feledd, hogy a laptop körül eltérő távolságban ülő emberek pocsék élményt eredményeznek a távolról becsatlakozóknak. Vergődni fognak a beszélgetés során, mivel a laptop mikrofonokat arra tervezték, hogy egy közvetlenül közelben ülő ember hangját vegyék fel, nem pedig emberekkel teli szobában folytatott beszélgetésekre. Erre a célra kombinált hangszóró-mikrofon eszközök érhetők el, ilyet javasolt vetetned a munkáltatóddal az összes olyan tárgyalóhoz, ahonnan konferenciahívásokat bonyolítanak le. A konferenciatermeket sokszor általánosan rossz akusztika jellemzi, a leggyakoribb a visszhangzás (reverb). Ez hozzájárulhat a hívásminőségi gondokhoz, és noha a hangvisszaverődések csökkentése nem kerül sokba, mégis elég gyakori. Ha a te irodád is ettől szenved, akkor inkább a kisebb helyiségeket részesítsétek előnyben, ahol az akusztikai problémák ritkábbak.

Légy fegyelmezett és udvarias

Ahogy élőben, ilyenkor se beszélj, amíg valaki más beszél, ne szakíts félbe senkit, csak akkor szólj közbe, ha feltétlenül szükséges. Tartsd észben, hogy bár élőben ez valamennyire elfogadott, egy online térben a kép és a hang késése és a drasztikusan csökkent metakommunikáció mellett az apró “devianciák” is rendkívül zavaróak lehetnek.

Viselj nadrágot

Sosem tudhatod, mikor fogod véletlenül a képernyőmegosztás helyett a kamerádat bekapcsolni. Minimum egy póló legyen rajtad.